Buenas prácticas para organizar y documentos

En todo entorno empresarial encontramos múltiples diferencias en los espacios de trabajo:

  • si trabajamos solos o en red
  • si compartimos carpetas entre dos o más personas
  • si utilizamos solo ficheros o programas y servicios adicionales

Cada espacio de trabajo tiene sus propias características y capacidades, con sus limitaciones tanto nivel de directorios, carpetas y documentos, que pueden denominarse de muy diversas maneras.

Sin embargo, no debemos olvidar que igual que los documentos del archivo de papel, los archivos y documentos electrónicos deben organizarse y nombrarse correctamente de manera que sean identificables por quienes los vayan a utilizar, facilitando así su
recuperación.

La gestión eficiente de los documentos electrónicos por tanto, comienza por nombrarlos de una forma adecuada. De ahí que os presentemos esta recopilación de buenas prácticas para facilitar este trabajo.

 

DENOMINACIÓN DE LAS CARPETAS.

Normalizar el nombre de las carpetas generales donde guardamos la documentación relacionada con una determinada actividad, puede sernos muy útil.

Os proponemos generar un Cuadro de Clasificación de Documentos para cada organización o cada departamento, para facilitar  este tipo de tareas. De esta manera relacionaremos más adelante nuestros documentos electrónicos con los expedientes o con los proyectos que se tramitan en papel.

 

Ejemplo cuadro clasificación documentos para universidad:

 

A100- ADMINISTRACIÓN GENERAL Y ORGANIZACIÓN
B100- GESTIÓN DE LOS RECURSOS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
C100- COMUNICACIÓN Y RELACIONES INSTITUCIONALES
D100- GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS
E100- GESTIÓN DE LOS RECURSOS ECONÓMICOS
F100- GESTIÓN DE LOS BIENES MUEBLES
G100- GESTIÓN DE LOS BIENES INMUEBLES
H100- NORMATIVA Y ASUNTOS JURÍDICOS
J100- GESTIÓN ACADÉMICA
K100- ORGANIZACIÓN DE LA DOCENCIA Y EL ESTUDIO
L100- INVESTIGACIÓN Y TRANSFERENCIA
M100- GESTIÓN DE SERVICIOS PARA LA COMUNIDAD

Apoyándonos en este cuadro podríamos luego desplegar las correspondientes subdivisiones para nombrar:

Este sería otro ejemplo de despliegue el apartado B100:

 

Para empresas u organizaciones más pequeñas se pueden utilizar tablas de tipos de documentos:

PRA Presentación Reunión de Arranque
ACT Acta de Reunión
NGP Normas de Gestión de Proyecto
PEN Plan de Entregas
ISP Informe de seguimiento
SRP Soilicitud de Replanificación
PAR Plan de Acción de Riesgos
PCR Petición de Cambio de Requisitos
IRP Informe de Resultados y Cierre Proyecto
ERP Especificaciones y Requisitos Proyecto
FOR Material de Formación
ESC Escrituras
PPC Presupuestos Proyectos Clientes
FPC Facturas Proyectos Clientes
anotación años Se pueden combinar con año en curso

 

Podemos utilizar nombres algo más largos como por ejemplo (tanto para carpetas como para ficheros):

  • presupuesto_2018_XXXX
  • factura_2018_xxxxx
  • compras_2018_xxxx
  • contrato_2018_xxx

LONGITUD Y BREVEDAD.

La ruta total de acceso a los documentos no debe ser muy larga.

Antiguamente en MSDOS se permitían sólo 8 caracteres. En Windows 7 y anteriores sólo podemos gestionar un máximo de 255 caracteres, donde deben quedar incluidos el nombre del documenta y las carpetas y subcarpetas que lo contienen.

En algunas aplicaciones aunque Windows lo soporte, incluso el tamaño total es menor por límites de la aplicación. En Microsoft OneDrive el límite total actualmente es de 400 caracteres.

Por eso es necesario hacer todo lo posible para acortar esa ruta de acceso, como eliminar subcarpetas que no aportan información.  O utilizar los cuadros de clasificación si es una organización muy grande como hemos propuesto anteriormente.

 

CARACTERES Y ABREVIATURAS.

Como norma general, debemos evitar usar algunos caracteres y abreviaturas, evitando utilizar artículos o conjunciones y las palabras que no aporten información:

  • evitar utilizar los siguientes caracteres: ¿ / \ : * ” < > [ ] & $ , .ç
  • evitar utilizar acentos
  • evitar usar espacios y separa las palabras con guión bajo “_” en vez de dichos espacios o caracteres invisibles
  • utiliza abreviaturas normalizadas para reducir el número de caracteres. Ojo, si no están normalizadas pueden crear más confusión

NOMBRE SUFICIENTEMENTE DESCRIPTIVO

Cuando un documento está dentro de una carpeta con denominación suficientemente clara tendremos a no repetir esa información en el nombre del documento.  Ejemplo:

  INFORMES JURÍCOS

  • 15_febrero_2001.pdf
  • 23_junio_2006.pdf
  • 18_abril_2008.pdf

 

Este caso sería sólo eficaz mientras el documento permanece en esas carpetas originales. Lo que suele suceder es que muchos documentos se pasan y copian de unas carpetas a otras con el paso del tiempo, perdiendo entonces el contexto en que fueron creados.  Por eso es importante que el documento incluya toda la información descriptiva independientemente de donde esté almacenado. Es lo más seguro y nos permitirá buscar el documento en el buscador de Windows o Navegador de forma mucho más fácil:

 

  PAGOS BANCO

  • pago_banco_caixa_2018_11_cliente1.pdf
  • pago_banco_santander_2018_10_cliente2.pdf

 

Recuerde que el nombre debe describir claramente el contenido y ser intuitivo para el personal que deba acceder en el futuro a dichos documentos.

 

NOMBRES PROPIOS.

Cuando el documento deba ser denominado con un nombre propio, o se desea incluir el nombre del autor del documento, escriba su apellido y la iniciar del nombre separados por _. De esta manera, se ordenarán por orden alfabético en sus búsquedas por defecto. Como por ejemplo:

  • Pereira_M_buenas_practicas_pt_es.pdf

ORDEN NUMÉRICO.

Cuando el nombre incluye una numeración correlativa, será imprescindible utilizar ceros a la izquierda.

Como consecuencia habrá que hacer una estimación previa de los dígitos que vamos a necesitar. Por ejemplo, si vamos a tener entre 10 y 99 documentos, será suficiente una numeración con dos dígitos, pero si hay posibilidad de superar esa cifra, necesitaremos al menos tres y, en ese caso empezaremos a contar como en el siguiente ejemplo:

  • DOC_001.doc
  • DOC_002.doc
  • DOC_003.doc

 

AÑADIR FECHAS SIGUIENTE FORMATO YYYYMMDD.

Aunque muchos sistemas operativos conservan la información de la fecha en el propio documento, muchas veces al cambiarlo de carpeta o hacer una copia, las fechas cambian y no tienen mucho sentido pues son documentos de creación anterior.

La mejor manera de prevenir la confusión, cuando la fecha es MUY RELEVANTE como información, es que aparezca en el mismo nombre.

Y para que los documentos queden mejor organizados, lo mejor es usar la estructura YYYYMMDD, separadas por guión bajo “_”. De esa manera se ordenarán por defecto por años, meses y días, de forma totalmente automática, quedando agrupados por orden cronológico por el nombre.

Por ejemplo, para un informe de gastos del 11 de febrero del 2009:

  • Informe_gastos_2009_02_11.doc

CONTROL DE VERSIONES.

 

En Microsoft Word, se puede utilizar el control de versiones si se desea. También en Microsoft OneDrive hay utilidades similares.

Pero como uso generalizado, para el resto de formatos, se puede optar por añadir, siempre al final del nombre y antes de la extensión del documento, v01, v02, v03 …a cada una de las versiones o borradores que se creen (con dos dígitos para que los documentos aparezcan después en un orden lógico en el explorador de archivos).

Al documento final se le quitará ese añadido, y se borrarán las versiones anteriores o borradores si lo consideramos oportuno. Hacer limpieza de forma periódica nos evita llenar el ordenador de documentos antiguos o inservibles:

  • inf_actuaciones_v01.doc
  • presupuesto2009_v02.pdf

 

MODELOS Y PLANTILLAS DE DOCUMENTOS OFIMÁTICOS.

En una práctica recomendable para toda la organización disponer de unos modelos normalizados para los tipos de documento de uso habitual en la organización:

  • cartas
  • actas
  • informes
  • memorias
  • presupuestos
  • instancias
  • etc….

Esta buena práctica proporcionará mayor consistencia a los documentos que se generen y facilitará su identificación, contribuyendo tanto a la imagen corporativa de la empresa como a facilidad de búsquedas en los archivos digitales de la empresa.

Se deben establecer un número limitado de formatos en uso, para los distintos departamentos: producción, administración, calidad, etc…

Se deben establecer criterios para cada departamento en cuanto a la conservación y eliminación, para evitar duplicidades, para decidir si se mantienen o no los borradores, decidir si se mantienen

Como norma general:

  • Se recomienda conservar: los modelos de documentos, formularios y plantillas; la última versión de los documentos de actualización periódica y las versiones definitivas o relevantes de documentos complejos o compuestos.
  • Se recomienda eliminar lo antes posible: los borradores y notas, los duplicados y, en general, todos aquellos que hayan sido declarados como documento a eliminar en su correspondiente regla de valoración.